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Issue Date: Updated June 2, 2011
語言: English Español 汉文 Русский Italiano 한국어 Kreyòl ayisyen 免費的翻譯服務 簡介 26uuu新地址 网站如若貴公司進行紐約州營業稅登記，貴公司將是紐約州的受託东谈主，而况貴公司有責任向客戶收取金額正確的營業稅，並在適時申報營業稅繳交所收取的稅額。
貴公司是完成登記的營業稅廠商，需要準確記錄所有銷售和採購。保留詳細業務記錄有助於準備正確完竣的營業稅報稅表。詳細的記錄也將作念為受稽核時證明確實報稅的證明文献。
此公告未一王人列舉貴公司必須保留的記錄，僅简陋說明這些記錄並提供記錄保存規定的其他資源參考。
記錄保存規則申報營業稅時，報稅表必須顯示：
總營業額、 應稅營業額、 需納稅的業務未將稅繳納給賣方的採購、 扣抵 (如若有)、 應繳的當地營業稅及使用稅，以及 其他任何應繳的特別稅。所有記錄都必須註明日历並整理妥善後保存。記錄必須足夠詳細，在不需要參考其他文献的情況下即可判定每筆銷售的應稅狀態，以及應繳稅額和已收取的稅額。貴公司必須能夠透過記錄依據銷售或買方的憑證，將免稅營業額關聯到具體買方。如若在採購時給出免稅憑證，貴公司必須記錄該筆採購並能夠證明免稅用途。
需要保存的記錄 銷售記錄必須保存每筆銷售、銷售金額和營業稅的記錄。必須保留住列底本：
銷貨單、發票、收據、合約、報表或其他銷售備忘錄； 顧客帳單、旅館顧客帳單、票根之類的入場收據、繳費收據；以及 收銀機紙帶，以卓越他任何銷售文献底本。如若並未將任何書面文献提供給買方，貴公司必須在日記簿或類似的日記帳中詳細記錄每天所有的現金銷售和賒售。如若不確定如何處理，請詢問貴公司會計。
如若銷售應稅和免稅商品或服務，貴公司必須在發票或收據上註明銷售的品項哪些適用營業稅而哪些不適用。举例，收銀機紙帶必須卓越詳細地列出每個售出的品項，以判定該品項是否適用營業稅。貴公司提供給客戶的發票或收據上必須單獨註明應繳營業稅額。如需詳細資訊，請參閱稅務公告：應稅收入 (Taxable Receipt) (TB-ST-860)。
如若將產品或服務寄托到貴公司營業地點除外的地點，則還必須保存寄托地點的記錄。對於車輛、拖車和某些船隻有特別規定。如需詳細資訊，請參閱出书品 750：紐約州營業稅指南 (A Guide to Sales Tax in New York State)。
採購記錄記錄的保执形式必須能夠呈現所有財產或服務購買的應稅狀態。採購記錄應包含下列相關記錄：
適用州稅及/或场所稅的採購、 用於轉售的採購 (举例庫存及原料)，以及 因轉售除外其他要素免徵州稅及/或场所稅的採購。採購記錄必須證實所有費用以及所售商品的開銷。這些記錄也應顯示業務採購與業務銷售之間有合理的關係。
貴公司還應保存基於業務性質，證明收取和支付適當銷售稅或使用稅應繳金額所需的其他任何記錄或文献。
銷售點 (Point-of-Sale，POS) 系統POS 系統用來記錄公司客戶的銷售。在許多方面，POS 系統取代了傳統的收銀機。如若貴公司使用 POS 系統，則必須罢免本節所述的規則和規定。
使用 POS 系統時，所有銷售和往还均透過電腦系統進行。系統將記錄銷售的品項、價格和數量。系統接下來將計算含稅的應付金額，包括找零。系統應記錄每筆銷售並追蹤所有往还。
需要保存的 POS 系統銷售記錄每筆 POS 往还記錄必須足夠詳細，在不需要參考其他文献的情況下即可判定每筆銷售的可課稅性，以及應繳稅額和已收取的稅額。每筆銷售往还所需的詳細資訊包括但不限於：
銷售的單個品項、 售價、 應繳稅額、 發票號碼、 銷售日历、 付款形式，以及 POS 終端機號碼和 POS 往还號碼。摘抄文献應設計成可找出發票和憑據等基礎詳細資訊的时势，並且可透過請求調閱。
與準備報稅表有關的任何其他報告和細目表均必須保存，並且可透過請求調閱。
需要保存的 POS 系統採購記錄每筆採購往还所需的詳細資訊包括但不限於：
採購的單個品項、 採購日历、 採購價格、 廠商名稱、 發票號碼、 發票總金額、 採購單號碼，以及 付款形式。任何相關的庫存系統必須保存，並且可透過請求調閱。
協調其他簿冊和記錄的任何其他購買報告、細目表或文献 (举例採購日記帳或總帳) 均必須保存，並且可透過請求調閱。
電子記錄必須允許以簿冊和記錄中以及納稅东谈主報稅表上的條目径直協調收據、發票和其他來源文献，方可被視為完竣。如若無法進行此協調，記錄可能被視為不齊全而無法進行詳細的稽核，不過可使用其他稽核要领 (举例取樣)。
POS 系統內部扫尾POS 系統的使用者必須維执可稽核的內部扫尾，以確保 POS 系統中記錄的往还準確完竣。
bt核工厂地址記錄必須可用來回溯任何往还的源頭或量度最終總金額。
稽核追蹤詳細資料包括但不限於：
內部序列往还號碼、 所有 POS 終端機活動的記錄，以及 釐清序列編號無效、取消或其他差異的技巧。POS 稽核追蹤或記錄功能必須啟動並且执續保执運作，該功能必須記錄：
與系統中可用的其他運作模式有關的任何及所有活動，举例訓練模式；以及 系統設定的任何及所有變更。若未能啟動 POS 稽核追蹤或記錄功能並執行這些功能，示意缺少 POS 系統內部扫尾。
說明 POS 系統的自動資料處理的任何及所有說明文献必須可透過請求提供。
這些資料必須保留多久？貴公司必須保留所有記錄至少三年，從與這些記錄有關的報稅截止日历或申報之日起算，以日历較近者為準。如若稅務機關建议条目，則貴公司必須提供相關記錄。稅務機關可条目貴公司保留記錄更長時間，举例當記錄是稽核、訴訟案件或其他訴訟的主題時。
如若貴公司使用 POS 系統但系統的儲存功能不相宜 3 年保留期規定，則貴公司必須以機器可判讀且可稽核的时势 1 傳輸、保留和提供已從 POS 系統中刪除的任何資料。如若貴公司變更 POS 系統，則必須確保以機器可判讀且可稽核的时势傳輸、保留和提供舊系統中的資料。
以電子形式保留記錄如若貴公司以電子时势保留記錄，書面記錄的所有規定也將適用於以電子形式诱惑和儲存的記錄。以電子时势保留的記錄必須以能夠電子形式讀取的时势提供給稅務機關。請參閱出书品 132：電腦輔助稽核 - 營業稅稽核勾通與技巧 (Computer-Assisted Audits - Guidelines and Procedures for Sales Tax Audits)。
當記錄被認定不齊全時記錄可能被認定不齊全的情況如下：
記錄並未確認銷售收據， 記錄並未確認這些收據是否適用營業稅， 記錄並未提供每筆往还的詳細資料 (摘抄報告及逐日摘抄 (也稱為「Z」報告) 不完備)， 記錄並未確認採購的應稅狀態， 記錄並未顯示與業務銷售有關的業務採購， 無法使用這些記錄進行完竣的稽核， 貴公司未將記錄提供給稽核員， 記錄並非採用稅務機關能夠稽核的时势，或 貴公司會計系統的評估顯示，系統未提供充分的內部扫尾技巧來確保簿冊和記錄中所記錄往还的準確性和完竣性，举例，發票或顧客帳單沒有依序編號，或收據未註明日历。 記錄不齊全的後果如若記錄被認定為不齊全，後果可能為：
需要透過評估的稽核要领判定其他任何應繳稅， 如若發現有其他應繳稅，將遭處以罰金並追繳利息， 如若有利欠妥善保存記錄，將际遇刑事處罰，以及 Certificate of Authority (授權許可證) 將遭吊扣或吊銷。請參閱出书品 131：稅法權利與義務 (Your Rights and Obligations Under the Tax Law)，以及稅務公告：營業稅及使用稅罰則 (Sales and Use Tax Penalties) (TB-ST-805)。
特定廠商的其他記錄保存規定下列行業的廠商適用額外的記錄保存規定：
领受糧食券的零卖食物商店卓越他公司。請參閱 TSB‑M‑87(12)S：以糧食券購買及格食物免課徵營業稅 (Exemption from Sales Tax on Purchases of Eligible Food with Food Stamps)。 饰演或娛樂活動主辦方。請參閱出书品 750：紐約州營業稅指南 (A Guide to Sales Tax in New York State)，閱讀從第 40 頁開始的資訊。 原料商。請參閱 TSB-M-99(2)S：原料商 - 获取撥款時支付 (Materialmen — Pay When Paid)，以及表單 ST-112：採用撥款時支付選項每年申請原料商繳交營業稅 (Annual Application for a Materialman to Remit Sales Tax Under the Pay-When-Paid Option)。 曼哈頓的停車車庫經營者。請參閱表單 TP-832：針對紐約郡 (曼哈頓) 停車設施經營者* 的特別規定成為厚爱規定 (Special Requirements for Parking Facility Operators* Located in New York County (Manhattan) Made Permanent)。禁止：稅務公告所以淺顯用語向納稅东谈主提供相關主題一般勾通的資訊文献。稅務公告的內容在發佈之日準確無誤。然而納稅东谈主應當矫健，稅法內容卓越釋義後續如有任何變動，皆有可能影響稅務公告的準確性。此文献提供的資訊不涵蓋所有情況，亦弗成取代法律或改變法律釋義。
1機器可判讀且可稽核的时势示意資料應以常用时势儲存，而非以專屬軟體可讀取的时势儲存於稅務機關或向稅務機關呈現。
